အီးေမးလ္ေပးပို ့ရာတြင္ သိထားသင့္ေသာ အခ်က္ ၁၀ ခ်က္

             

၁။ အခ်ိန္ကိုေလးစားပါ။အခ်ိန္ကိုေလးစားရန္မွာ အေျခခံအခ်က္တစ္ခုျဖစပါတယ္။ Message ပို႔သူအေနျဖင့္သင္၏ email ကို အခ်ိန္အနည္းငယ္တြင္ ေပးပို႔ရန္မွာ သင္၏တာ၀န္ပင္ျဖစ္ပါတယ္။

၂။ စာျပန္ေနာက္က်ျခင္းႏွင့္ နည္းပါးျခင္းသည္ ရိုင္းျပျခင္းမဟုတ္ပါ။အီးေမးလ္ ပို႔ေနစဥ္ တျခားတဖက္မွ စာျပန္မွဳ ေႏွးေကြးေသာ္လွ်င္လည္းေကာင္း၊ သင္၏ ေမးခြန္းကို ျပည့္ျပည့္စံုစံု မေျဖၾကားေပးေသာ္လွ်င္လည္းေကာင္း လက္ခံေပးလိုက္ပါ။ ရုိင္းျပေသာ တံု႔ျပန္မႈကိုမႈ မည္သူကမွမလိုလားပါ။ ထို႔ေၾကာင့္ တံု႔ျပန္မႈတိုင္းကို အေကာင္းျမင္လက္ခံေပးပါ။



၃။ အျမင္ရွင္းလင္းစြာ ေရးသားပါ။ေခါင္းစဥ္ Subject Line ကို ရွင္းလင္းစြာေရးသားရန္မွာ အလြန္အေရးၾကီးပါတယ္။ရွပ္ေထြးေသာစာေၾကာင္းမ်ားကို မေရးသားသင့္ပါ။ ထို အီးေမးလ္တြင္ စာေၾကာင္း ၅ ေၾကာင္းထက္ပိုပါက အစပိုင္းတြင္ စာပိုဒ္၏ အဓိက အေၾကာင္းအရာမ်ားကို ေဖာ္ျပသင့္သည္။ ထူးဆန္းေသာ font ႏွင့္ အေရာင္မ်ားျဖင့္ ေရးသားျခင္းကို ေရွာင္ၾကဥ္ပါ။

၄။ လိုရင္းတိုရွင္းေမးပါ။အီးေမးလ္ျဖင့္ ေမးခြန္းမ်ားေမးလိုလွ်င္ အတတ္ႏိုင္ဆံုး ရွင္းလင္းၿပီး ေျဖဆိုရန္လြယ္ကူေသာ ေမးခြန္းမ်ားျဖစ္ရန္ လိုအပ္ပါသည္။

၅။ Cc ေနရာတြင္ ေမးလ္ မ်ားမ်ားစားစားမထည့္ပါႏွင့္။Ccတြင္ recipient မ်ားမ်ားထည့္သြင္းေလ၊ ေပးပို႔ရန္အခ်ိန္ၾကာေႏွာင္းေလ ျဖစ္တတ္ပါတယ္။ ထို႔ေၾကာင့္ recipient မ်ားမ်ားရွိလွ်င္ အလြယ္တကူျဖင့္ “Reply All” မလုပ္သင့္ပါ။ လိုအပ္ေသာ လူအေရအတြက္ကိုသာလၽွင္ cc’s ေနရာတြင္ ထည့္သြင္းသင့္ပါတယ္။

၆။ Thread မ်ားကို ေလွ်ာ့ခ်ပါ။အခ်ိဳ ့အီးေမးလ္ မ်ားကို thread ျဖင့္ေဖာ္ျပေလ့ရွိေသာ္လည္း အီးေမးလ္ ၃ ေစာင္ထက္ ပိုပါက thread ျဖင့္ ေဖာ္ျပေလ့မရွိပါ။ ထို႔ေၾကာင့္ အီးေမးလ္ ပို႔ရာတြင္ သက္ဆိုင္မႈမရွိေသာ အေၾကာင္းအရာမ်ားကို ထည့္သြင္းေရးသားျခင္းမျပဳသင့္ပါ။

၇။ မလိုအပ္ေသာ attachment မ်ားကို ဖယ္ခ်န္ထားပါ။Logo သို႔မဟုတ္ signature မ်ားကို graphic files တို ့တြင္ attachment မလုပ္ထားသင့္ပါ။ အခ်ိန္ကို ပို၍ၾကာေႏွာင္းေစႏိုင္ပါတယ္။ စာေပးပို႔လၽွင္လည္း attachment လုပ္မည့္အစား အီးေမးလ္ထဲတြင္ တခါတည္း ထည့္သြင္းေရးသားသင့္ပါတယ္။

၈။ EOM ႏွင့္ NNTR ထည့္ေရးသားရန္။သင္ေပးပို ့မည့္ အီးေမးလ္၏ စာအဆံုးတြင္ _____________ EOM (End Of Message) ကိုေဖာ္ျပထားသင့္ပါတယ္။
NNTR (No Need To Respond) (စာျပန္ရန္မလိုအပ္ပါ။) ျဖင့္အဆံုးသတ္ျခင္းသည္ အလြန္အသံုး၀င္ပါတယ္။ အတိုေကာက္ စာလံုးအမ်ားစုက ရွပ္ေထြးတတ္ေသာ္လည္း ထို ၂ ခုမွာသည္ တန္ဖိုးရွိသျဖင့္ မွတ္သားထားသင္ပါတယ္။

၉။ မလိုအပ္လွ်င္ လ်စ္လွ်ဴရွဳထားပါ။အီးေမးလ္ တိုင္းကို စာျပန္ရန္မလိုပါ။( ဥပမာ- ေၾကာျငာ အီးေမးလ္ )

၁၀။ Disconnect!ေရေျမျခားေနတဲ့ ေဆြမ်ိဳးမိတ္သဟာေတြနဲ ့အဆက္အသြယ္ရွိဖို ့က အီးေမးလ္လိုအပ္ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္မလို ့အီးေမးလ္အသံုးျပဳျခင္းကိုရပ္တန္ ့ဖို ့ဆံုးျဖတ္လိုက္တယ္ဆိုရင္ online ေလာကနဲ ့အဆက္အသြယ္ျပတ္သြားႏိုင္ပါတယ္။

http://www.emailcharter.org/ မွဘာသာျပန္တင္ဆက္ထားပါသည္။


http://myawadynews.blogspot.com/2013/11/blog-post_5658.html